VeriFactu 2025: Guía completa para empresas españolas

El sistema VeriFactu representa uno de los cambios más significativos en la gestión fiscal empresarial española de los últimos años. Esta nueva normativa, que entra en vigor progresivamente durante 2025, transformará la manera en que las empresas gestionan sus facturas y se relacionan con Hacienda.

Con más de 25 años acompañando a empresas en su digitalización, desde 11400.es hemos observado cómo las normativas fiscales evolucionan hacia una mayor transparencia y automatización. VeriFactu no es una excepción: supone un paso definitivo hacia la facturación electrónica obligatoria y el control en tiempo real de las operaciones empresariales.

En esta guía completa, analizaremos todo lo que tu empresa necesita saber sobre VeriFactu 2025: desde las obligaciones básicas hasta las mejores estrategias de implementación, incluyendo cómo un sistema ERP puede simplificar significativamente este proceso de adaptación.

¿Qué es VeriFactu y por qué es importante?

VeriFactu es el nuevo sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria española, diseñado para modernizar y digitalizar completamente el proceso de facturación empresarial. Su objetivo principal es crear un entorno de mayor transparencia fiscal y reducir el fraude en el IVA.

El sistema se basa en tres pilares fundamentales:

• Integridad: Garantiza que las facturas no pueden ser modificadas tras su emisión
• Trazabilidad: Permite seguir el ciclo completo de cada factura
• Transparencia: Facilita el intercambio de información con la Administración Tributaria

Diferencias con el sistema actual

A diferencia del sistema de facturación tradicional, VeriFactu requiere que todas las facturas contengan un código de integridad único y sean registradas en tiempo real ante Hacienda. Esto supone un cambio paradigmático en la gestión documental empresarial.

Obligaciones y empresas afectadas por VeriFactu

Empresas obligadas

La normativa VeriFactu afecta principalmente a:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros
• Entidades que realicen operaciones intracomunitarias
• Empresas del sector inmobiliario
• Sociedades cotizadas y sus filiales

No obstante, la Agencia Tributaria ha indicado que la obligatoriedad se extenderá progresivamente a más sectores y tamaños empresariales.

Principales obligaciones

Emisión de facturas electrónicas: Todas las facturas deben generarse en formato electrónico estructurado, cumpliendo con los estándares técnicos establecidos.

Código de integridad: Cada factura debe incluir un código único que garantice su autenticidad e inalterabilidad.

Registro en tiempo real: Las facturas deben comunicarse a Hacienda en un plazo máximo de 4 días desde su emisión.

Conservación digital: Obligación de mantener las facturas en formato digital durante el período de prescripción fiscal.

Calendario de implementación 2025

La entrada en vigor de VeriFactu sigue un calendario escalonado:

Fase 1: Enero-Junio 2025

• Grandes empresas (facturación > 50M€)
• Período de adaptación y pruebas
• Comunicaciones voluntarias para test del sistema

Fase 2: Julio-Diciembre 2025

• Empresas medianas (facturación 8-50M€)
• Implementación obligatoria completa
• Sanciones por incumplimiento activas

Fase 3: 2026 en adelante

• Extensión a pequeñas empresas y autónomos
• Evaluación de resultados y posibles ajustes normativos

Requisitos técnicos y estándares

Formato de facturación

VeriFactu exige el uso de formatos estructurados específicos:

• Facturae: El formato español estándar para facturación electrónica
• UBL: Universal Business Language, estándar internacional
• Otros formatos aprobados por la AEAT

Sistemas de información necesarios

Las empresas deben disponer de:

• Software de facturación compatible con VeriFactu
• Sistemas de firma electrónica certificada
• Infraestructura para comunicación con la AEAT
• Sistemas de backup y recuperación de datos

Certificados y seguridad

El cumplimiento de VeriFactu requiere:

• Certificados digitales válidos para la empresa
• Implementación de medidas de ciberseguridad
• Protocolos de acceso y trazabilidad de usuarios

Beneficios de VeriFactu para las empresas

Mejora en la gestión fiscal

VeriFactu aporta ventajas significativas:

• Reducción de errores: La validación automática minimiza fallos en facturación
• Mayor eficiencia: Los procesos automatizados reducen tareas manuales
• Mejor trazabilidad: Control completo sobre el ciclo de vida de las facturas

Ventajas competitivas

• Imagen empresarial: Demostrar cumplimiento normativo refuerza la reputación
• Procesos optimizados: La digitalización mejora la productividad general
• Integración: Facilita las relaciones comerciales con otras empresas digitalizadas

Retos y dificultades de la implementación

Desafíos técnicos comunes

Las empresas enfrentan varios obstáculos:

• Integración de sistemas: Adaptar software existente a los nuevos requisitos
• Formación del personal: Capacitar a los equipos en los nuevos procesos
• Costos de implementación: Inversión en tecnología y consultoría especializada

Riesgos de incumplimiento

El incumplimiento de VeriFactu puede conllevar:

• Sanciones económicas significativas
• Auditorías fiscales más frecuentes
• Problemas en las relaciones comerciales
• Retrasos en devoluciones de IVA

Cómo un ERP facilita el cumplimiento de VeriFactu

Automatización integral

Un sistema ERP como ERPCloud de 11400.es ofrece ventajas únicas para VeriFactu:

Generación automática de facturas: El sistema crea facturas en formato VeriFactu directamente desde los procesos comerciales, eliminando tareas manuales y reduciendo errores.

Integración con la AEAT: Conexión directa con los sistemas de Hacienda para el envío automático de facturas y la recepción de confirmaciones.

Gestión de códigos de integridad: Generación y validación automática de códigos únicos para cada factura.

Casos de uso específicos

Para clínicas y centros médicos: ERPCloud gestiona la facturación de consultas y tratamientos, asegurando el cumplimiento VeriFactu en el sector sanitario.

Para gestorías: Automatización de la facturación de servicios profesionales con total trazabilidad y cumplimiento normativo.

Para empresas logísticas: Control integral de albaranes, facturas y documentos de transporte bajo normativa VeriFactu.

Ventajas del ERP en la nube

La solución cloud de ERPCloud aporta beneficios adicionales:

• Actualizaciones automáticas: Incorporación inmediata de cambios normativos
• Acceso desde cualquier lugar: Gestión remota del cumplimiento VeriFactu
• Backup automático: Seguridad total en la conservación de documentos
• Escalabilidad: Adaptación a cambios en el volumen de facturación

Pasos para implementar VeriFactu en tu empresa

1. Auditoría del estado actual

• Evaluar sistemas de facturación existentes
• Identificar brechas de cumplimiento
• Calcular el volumen de facturas afectadas
• Definir recursos necesarios para la transición

2. Selección de herramientas tecnológicas

• Elegir un ERP compatible con VeriFactu
• Verificar capacidades de integración
• Evaluar costos de implementación y mantenimiento
• Planificar la migración de datos

3. Formación y capacitación

• Formar al equipo de administración
• Capacitar a usuarios finales
• Establecer protocolos de uso
• Crear documentación interna

4. Fase de pruebas

• Realizar tests con facturas reales
• Verificar conectividad con la AEAT
• Validar procesos completos
• Ajustar configuraciones según resultados

5. Go-live y monitorización

• Activar el sistema en producción
• Monitorizar el cumplimiento diario
• Resolver incidencias rápidamente
• Optimizar procesos continuamente

Recomendaciones y mejores prácticas

Planificación estratégica

Comenzar cuanto antes: No esperar al último momento para iniciar la implementación. Los procesos de adaptación requieren tiempo y múltiples iteraciones.

Involucrar a todos los departamentos: VeriFactu afecta no solo a contabilidad, sino también a ventas, compras y administración general.

Establecer un equipo de proyecto: Designar responsables específicos para liderar la transición y garantizar el cumplimiento de plazos.

Aspectos técnicos clave

• Backup regular: Implementar copias de seguridad automáticas y periódicas
• Control de accesos: Establecer permisos específicos para cada usuario
• Monitorización: Supervisar constantemente el estado de las comunicaciones con Hacienda
• Documentación: Mantener registro detallado de todos los procesos y cambios

Conclusión: VeriFactu como oportunidad de digitalización

VeriFactu 2025 representa mucho más que una simple obligación fiscal: es una oportunidad única para que las empresas españolas den un salto cualitativo en su digitalización. Aunque la implementación puede parecer compleja, las organizaciones que aborden este cambio con la estrategia y herramientas adecuadas obtendrán ventajas competitivas significativas.

Los puntos clave a recordar sobre VeriFactu 2025:

• Obligatoriedad progresiva desde enero de 2025 para grandes empresas
• Cambio integral en los procesos de facturación y relación con Hacienda
• Oportunidad de optimización mediante la automatización de procesos
• Importancia crítica de contar con sistemas tecnológicos adecuados
• Beneficios a largo plazo en eficiencia y cumplimiento normativo

Desde 11400.es, con nuestra experiencia de más de 25 años en consultoría IT, recomendamos encarecidamente no postponer la preparación para VeriFactu. Un sistema ERP robusto y especializado como ERPCloud no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que transforma esta obligación en una ventaja operativa.

¿Tu empresa está preparada para VeriFactu 2025? Contacta con nuestro equipo de expertos para una consultoría personalizada y descubre cómo ERPCloud puede simplificar tu transición hacia el nuevo sistema de facturación electrónica. La digitalización fiscal ya no es el futuro: es el presente, y cada día cuenta para estar preparado.